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DICAS PARA GERENCIAMENTO E MAPEAMENTO DE PROCESSO

1 passo - Levante os processos / atividades;

 

Levante em conjunto com os colaboradores que executam estes processos / atividades, neste momento não se preocupe com o seqüencial dos processos / atividades, só identifique os processos e quais atividades estão ligadas a este processo;

 

Processo: Dentro de processo existe um conjunto de atividades seqüenciais (conectadas), relacionadas e lógicas, que tem entradas, processamento e produzem uma saída para um cliente interno ou externo;

 

Atividades: são ações que ocorrem dentro do processo. São geralmente desempenhadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado particular. Elas constituem a maior parte dos fluxogramas;

 

 

2 passo - Ordenar em forma seqüencial;

 

É muito importante que todos os envolvidos no processo tenham a clara compreensão de sua natureza (começo / meio e fim), de preferência utilize fluxogramas, pois facilitam os colaboradores a entenderem melhor o funcionamento de seus processos. Tenha bom senso em determinar qual o nível do detalhamento, para isso análise o resultado que você espera com este trabalho;

 

 

3 passo - Definir a documentação necessária para operação e controle;

 

Identifique os recursos incluindo infra-estrutura, Insumos, matéria-prima. Defina os tipos de documento que serão necessários para controlar os processos (manual, procedimento, formulários,...) utilize formatos padronizados, tenha controle de aprovação e de alteração destes documentos;

 

 

4 passo - Estabelecer as características do produto / serviço, com parâmetro de aceitação;

 

Defina claramente o que o cliente espera, com isso defina os parâmetros de aceitação de seus produtos / serviços, em periodicidade definida consulte seu cliente para revalidar estes parâmetros;

 

 

5 passo - Definir os responsáveis pelos processos;

 

Diferente dos departamentos de uma organização que tem seus limites definidos (inclusive responsabilidades), um processo pode “atravessar” diversos departamentos, sendo necessário designar um “dono do processo” que tenha a visão e coordene o processo;

 

 

6 passo - Estabelecer os indicadores que demonstrem a eficácia de cada processo;

 

Traduza os requisitos dos clientes em medidas de desempenho. Ligar diretamente as medidas de desempenho do processo às necessidades dos clientes é um dos aspectos mais eficazes da gestão do processo;

 

 

7 passo - Identificar os registros necessários para demonstrar a conformidade do produto / serviço e que os processos são capazes;

 

Ter uma banco de dados confiável é importantíssimo para analisarmos os indicadores, por isso, é de extrema importância, além de definirmos os indicadores, termos devidos registros de onde vamos retirar as informações para análise.

Para você se aprofundar mais no assunto, sugerimos fazer um curso de gerenciamento e mapeamento de processo, visite nossa página de cursos abertos.

 

DICAS PARA VOCÊ UTILIZAR UMA DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GESTÃO - O PDCA

Mais conhecido como MÉTODO GERENCIAL BÁSICO DA QUALIDADE, o PDCA é um método para CONTROLE DE PROCESSO.

Como gerenciar para ter resultados controlados?

E para ter uma qualidade superior?

Para ser mais ágil nas ações?

Para ser mais eficaz no que realiza?

Existe um caminho que todos nos devemos conhecer e praticar. É o MÉTODO do PDCA.

Este MÉTODO é muito bem aplicado em nossa vida pessoal e profissional, para tudo aquilo que nos é importante.

MÉTODO é uma palavra de origem Grega, onde:

Método = Meta + Hodos
Meta = "além de"
Hodos = "caminho"
Método = "Caminho para se ir além"

São 4 fases básicas que compõe o PDCA.

Na primeira fase P: o P do PDCA, vem do inglês "Plan", de Planejar.

Nesta fase deve-se DEFINIR OBJETIVOS do processo.

E definir objetivos pressupõe:

Definir METAS (valor + prazo)
O resultado desta soma são os indicadores.

Definir MÉTODOS (forma padronizada de fazer)

Ou seja, teremos que definir o que queremos (metas) e estabelecer os métodos que nos permitirão atingir nossas metas propostas.

Exemplo:

Objetivos: Um dos nossos objetivos é prover um ambiente interno saudável. Para tanto devemos avaliar a satisfação do pessoal.

Meta: 85% de satisfação interna até XXXX de XXXX.

Métodos: prover capacitações, reconhecer esforços, garantir uma comunicação interna eficaz, etc...

Na segunda fase D: o P do PDCA, vem do inglês "Do", de Executar / Desenvolver.

Esta fase pode ser dividida em 3 etapas básicas:

EDUCAÇÃO e TREINAMENTO

EXECUÇÃO

COLETA de DADOS

Na EDUCAÇÃO e TREINAMENTO deve-se preparar as pessoas envolvidas no processo para execução da tarefa.
Educação = capacita a pessoa quanto aos conceitos e objetivos da ação.
Treinamento = capacita a pessoa quanto às habilidades exigidas na ação.

Na EXECUÇÃO deve se executar a tarefa, conforme padrão definido no planejamento.

Na COLETA de DADOS deve-se registrar os dados da ação para controle do processo.

Na terceira fase C: o C do PDCA, vem do inglês "Check" de Verificar / Checar.

Nesta fase de CHECAR, nós devemos comparar o resultado obtido com a meta definida do planejamento.

Lembra que você coletou dados na fase de desenvolvimento? Pois é! Agora dede analisar estes dados comparando-os com seus objetivos iniciais. METAS X RESULTADOS.

Você Está realmente atingindo o que pretendia?

Na quarta fase A: o A do PDCA, vem do inglês "Action", de Agir.

Bom, já estamos terminando as fases do ciclo do PDCA.

E nesta fase é hora de AGIR!!

Se o seu resultado esperado.....

Não foi atingido - AGIR CORRETIVAMENTE
Tem tendência em não ser atingido - AGIR PREVENTIVAMENTE.
Foi atingido - AGIR PARA MELHORAR.

O conceito do ciclo PDCA é algo que está presente em todas as áreas, seja informalmente, consciente ou inconsciente em tudo o que se faz. Qualquer atividade, não importa o quão simples ou complexa ela seja, pode ser gerenciada por meio deste conceito.

O profissional que conseguir girar o PDCA em suas ações com maior agilidade conseguira se destacar no mercado.

 

Depoimentos

“Nós da Empresa Anritsu Eletrônica Ltda, contratamos a KNOWER para nos ajudar a diminuir as Não-Conformidades levadas pelo nosso Órgão Certificador BVQI. A KNOWER nos presta serviços de consultoria e auditoria interna há um ano, e na nossa última Auditoria que tivemos em Dezembro, não recebemos nenhuma Não Conformidade. A KNOWER nos ajudou a fazer um trabalho com seriedade..."

Silvana Caires de Nóbrega - Coordenadora do Setor de Qualidade
ANRITSU Eletrônic

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